För bara femton år sedan köpte man skrivare med fax, skanning och kopiering och i bästa fall e-postkoppling. Idag pratar vi om molnlösningar, mobila utskrifter, OCR-tolkning med mera. Möjligheterna är – om inte oändliga – så enormt många fler än tidigare, vilket kan ställa till det för inköpare av utskriftslösningar. För hur beställer man den optimala utskriftslösningen? Här kommer tre snabba tips.
1. Kartlägg behovet av utskriftslösningar
Att kartlägga behovet är en bra utgångspunkt. Kanske sitter ni med en alldeles för stor maskinpark. Skriver de anställda ut extremt mycket och varför är det så? Hanterar ni en stor mängd fakturor som med fördel skulle kunna läsas in via OCR-tolkning? Kräver er miljöpolicy att ni ser över era utskriftsvolymer? Att göra en kartläggning över era behov gör att ni i slutändan får en optimal lösning som utgår från er verksamhet och era behov.
2. Besök potentiella leverantörer
Det kan vara tidskrävande att åka på demonstrationer hos potentiella samarbetspartners, men i slutändan brukar det vara värt besväret. Att få testa utrustningen och få en demonstration av det ni kommer att använda i verksamheten ger trygghet. Det öppnar också ögonen för nya möjligheter. Nya lösningar och funktioner dyker upp titt som tätt och är inte lätta att ta med i en kravspecifikation utan att tidigare ha sett dem.
3. Undersök kringtjänsterna
Snabbt agerande vid felrapportering? First- eller secondline-support? Försäkra dig om att leverantörens arbetssätt kring service, support och underhåll matchar era behov. Detta kan nämligen skilja mycket mellan olika leverantörer.
