Digitala arbetsflöden – Toshiba
Toshiba inför
nytt system för digitala bokföringsordrar
I slutet av mars införde Toshiba Tec Nordic ett digitalt arbetsflöde för hantering av bokföringsordrar. Tidigare krävdes att alla dokument skrevs ut på papper, försågs med löpnummer, attesterades och sattes in i pärmar för arkivering. Nu är processen helt digitaliserad. Helene Sundström, Accounting Manager, har efterfrågat en sådan här lösning i många år och konstaterar att den sparar tid, minskar pappersförbrukningen och möjliggör distansarbete.
I mitten av mars fick alla på Toshiba Tec Nordic order om att jobba hemifrån, så långt det var möjligt. Någon vecka senare stod arbetet med den digitala transformationen av bokföringsordrar klar.
– Lanseringen av det nya systemet var enormt vältajmad även om digitaliseringsprojektet inte var planerat utifrån en pandemi, säger Helene Sundström.
Mindre papper och mer tid
Helene berättar att bokföringsordrar har skrivits ut i pappersformat i alla år företaget har funnits. Bokföringsordrar är dokument som beskriver affärshändelser och som ska upprättas och arkiveras enligt konstens alla regler. Tidigare försågs varje bokföringsorder med ett löpnummer och attesterades, därefter sorterades de in i pärmar utifrån löpnummer och arkiverades i minst sju år.
– Cirka en hyllmeter pärmar om året har vår verksamhet genererat. Det blir sammantaget mycket papper som ska förvaras, konstaterar Helene.
Pärmarna flyttades så småningom till ett lager där de långtidsarkiverades och senare destruerades. Förutom lagerutrymme krävde detta en hel del administration, exempelvis vid återsökning av dokument. Genom åren har mycket tid gått åt till att hitta rätt dokument.
M-Files – navet i lösningen
Föreställ dig istället en process som är helt digital. Inga papper krävs, ingen intern postgång för att få en bokföringsorder attesterad, ingen hantering av tunga pärmar. Ett önsketänkande? Det var det länge för Helene. Hon hade i flera år efterfrågat ett helt digitalt system men inte hittat något.
– Jag såg hur mycket tid vi skulle kunna spara om vi fick bort den tidsödande manuella hanteringen av alla bokföringsordrar, intygar Helene.
I slutet av 2019 initierades så ett projekt där det manuella arbetsflödet skulle digitaliseras med hjälp av en ny mjukvara – M-Files. Kort därefter fick Toshiba ett tillskott i form av systemspecialisten Fredrik Bengtsson. Fredrik kastade sig in i projektet med hull och hår.
– Målet var att driftsätta systemet senast 1 april 2020, men jag tror till och med att vi blev klara någon vecka tidigare, berättar Fredrik. Med hjälp av mjukvaran M-Files och input från organisationen byggde Fredrik ett komplett system.
– Det bästa med systemet – förutom att vi sparar tid – är nog att vi kan jobba på distans helt och hållet. Och miljövänligt är det också, avslutar Helene.
Foto: Fredrik Bengtsson, systemspecialist och Helene Sundström, Accounting Manager vid Toshiba Tec Nordic
Så fungerar digitala arbetsflöden med bokföringsordrar:
- En bokföringsorder skapas i exempelvis Excel och läses in i affärssystemet. Därefter sparas dokumentet i DMS*-systemet där vissa val görs direkt för att klassificera dokumentet. Samtidigt läses vissa data av per automatik. Även bilagor i olika filformat kan knytas till verifikatet.
- Dokumentet går sedan in i ett attestflöde och berörd person får en notifiering om detta.
- När dokumentet är attesterat och klart sparas det som en pdf-fil och låses för redigering. Attesteringen kan göras från vilken enhet som helst (mobil, platta, laptop), vilket ger stor flexibilitet.
*DMS – Document Management Solutions
Titta på vår korta video
Är ditt företag i behov av
enklare dokumenthantering?
Kontakta oss så berättar vi mer om våra dokumenthanteringslösningar.