Bara fördelar med digitaliserad arbetsprocess
Vi stannar till hos Lena Edenvin och Pernilla Gebing på Toshibas ekonomiavdelning. Här hanteras dagligen en stor mängd bokföringsordrar – kort förklarat är det dokument som beskriver en affärshändelse, till exempel en insättning på ett bankkonto. För drygt två år sedan introducerades ett digitalt system som ersatte det gamla manuella arbetssättet. Nu vill vi givetvis veta hur det har gått.
Digital arbetsprocess möjliggör distansarbete
– Vi ser faktiskt inga som helst nackdelar med det digitala systemet, intygar Pernilla. Det går blixtsnabbt att söka i systemet, till exempel om jag vill ta fram en gammal bokföringsorder. Då skriver jag bara in löpnumret och så har jag dokumentet på nolltid.
– Ja, och sedan har vi godkännandeprocessen som också är digital, vilket gör den både enkel och snabb, flikar Lena in.
– Plus att det är väldigt enkelt att matcha inköpsorder med rätt fakturor, något som tidigare kunde vara en tidstjuv, fortsätter Pernilla.
Lena och Pernilla berättar också att en annan fördel med digitala bokföringsordrar är att man kan koppla underlag till ett dokument. Exempelvis en stor Excelfil med flera tusen rader var tidigare omöjligt att skriva ut för att bifoga till en handling. Med det digitala systemet är detta inte något problem längre.
– Förutom att systemet sparar mycket värdefull tid så är det naturligtvis en stor fördel att allt jobb kan skötas på distans, avslutar Lena.
Digitala bokföringsordrar är byggt på mjukvaran M-Files som du kan läsa mer om här.
