Säkra din dokumenthantering

Många organisationer ser regelbundet över säkerheten i sina it-system. Vad som ofta glöms bort är företagets kopiatorer och skrivare. Genom dessa passerar dagligen stora mängder dokument, ofta med konfidentiellt innehåll. Att se över säkerheten i sina skrivare är därför en bra idé.

900x506_mfp

För inte alltför många år sedan var en skrivare ”bara” en skrivare. Du skrev ut eller kopierade dina dokument. Idag är en multifunktionsskrivare så mycket mer. En stor del av de dokument som skannas i Toshibas maskiner sparas i molnet eller skickas vidare. Systemen fungerar ofta som ett centralt nav i informationsspridningen. De kan lagra och bearbeta dokument i molnet och har blivit fristående ICT-system* – inklusive alla säkerhetsrisker det medför.

Detta gör att systemet potentiellt kan utsättas för dataintrång, där känslig information kan komma i orätta händer.

Hur skriver du ut säkert?

Lyckligtvis kan du begränsa säkerhetsriskerna med företagets skrivare. Vi brukar utgå från fyra olika områden när det kommer till säkerheten i våra produkter.

 

1. Systemsäkerhet

Säkra utskrifter börjar med installationen. Tänk på strikta lösenordsregler och att skydda systemet med rätt mjukvara och hårdvara. Verifiera och begränsa applikationer, firmware och operativsystem. Dessutom är det bra att satsa på extra säkerhet med en hårddisk som automatiskt krypterar data, vilken blir oläsbar så fort den tas bort från skrivaren. På Toshiba kan vi även hjälpa till med radering av data på din hårddisk, så kallat destruktion av hårddisk. Det innebär att ingen data finns kvar i systemet efter att skrivaren lämnat din organisation.

 

2. Åtkomstsäkerhet

Hemligheten bakom bra åtkomstsäkerhet är att säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt data och rätt funktionalitet. Det är därför viktigt att reglera, hantera och övervaka åtkomst. Detta kan konfigureras utifrån roller beroende på befattning och arbetsflöden. För att öka spårbarheten finns det möjlighet att övervaka aktivitetsloggar, realtidsnotiser och rapporter.

 

3. Dokumentsäkerhet

Bra dokumentsäkerhet börjar med att säkra alla källor som företagets skrivare tar emot dokument från, som datorer, e-post, molntjänster och USB-minnen. Väl på företagets skrivare måste de lagras säkert på systemets hårddisk. Utskrift, kopiering, skanning och fax har sina egna säkerhetsrisker. Genom att använda funktioner som exempelvis Follow-me, där användaren identifierar sig vid maskinen för att hämta sin utskrift, säkerställs att dokumenten hamnar hos rätt person.

 

4. Säkerhetspolicy

Det spelar ingen roll om din organisation har två skrivare eller hundra. Oavsett vilket är det viktigt att du upprätthåller en enkel och konsekvent säkerhetspolicy. Med en bra lösning för dokumenthantering kan du skapa och implementera en säkerhetspolicy i en organisation av alla storlekar. För att säkerställa att skrivarna har den senaste mjukvaran och är anpassade till företagets säkerhetspolicy bör ett molnbaserat verktyg användas, så att alla skrivare kan uppdateras på distans.

 

Vill du veta mer om dokumentsäkerhet? Kontakta oss gärna.