Säker dokumenthantering

Mer än 60 procent av all kundinformation lagras i affärsdokument, vilket innebär att de sannolikt innehåller personuppgifter skyddade av GDPR. Affärsdokument utgör därför en säkerhetsrisk när det gäller personuppgifter. Att ha en säker dokumenthantering och kontroll över processer för utskrifter och informationsinsamling är följaktligen nödvändigt. Framför all med tanke på ökningen av databrott relaterade till dokumenthantering.

Säkra dokumenthanteringen

Vad kan Toshiba hjälpa till med?

Vi kan komplettera er juridiska expertis med råd kring hur ni hanterar dokument och data samt bedöma hur ni kan säkra er dokumenthantering och data inom er organisation. Med vår portfölj av hårdvaror och mjukvaror hjälper vi er att stödja era nya rutiner för att följa de nya reglerna. De verktyg vi kan tillhandahålla inkluderar:

  • Säkra hårddiskar
  • Säkra utskrifter
  • Krypteringslösningar
  • Rutiner för destruktion av data

Vi erbjuder även:

  • Säker radering efter varje avslutad utskrift
  • Säker hantering av loggdata
  • Begränsning av nätverkskommunikation
  • Rutiner för hantering av lösenordskonfiguration
  • Lösningar för säker åtkomst av enheter
  • Skanning till lösenordsskyddade dokument i pdf-format
  • Lösningar för att spåra utskrifter och kopior
  • Utbildning för administratörer och användare

Toshibas säkra hårddiskar

Toshiba Secure HDD är Toshibas säkra produkt som alla våra maskiner med hårddisk är utrustade med. Det innebär att om hårddisken tas bort och försöker anslutas till en annan multifunktionsskrivare eller PC så kommer krypteringsnyckeln automatiskt att förstöras och ingen konfidentiell information går att komma åt. Data på hårddisken kan därmed aldrig återskapas. Detta säkerställer också att du permanent kan ta bort all data på hårddisken i slutet av ditt systems livscykel.

Toshibas modeller i e-BRIDGE Next-familjen uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna för att skydda data från obehörig åtkomst, utan att göra avkall på effektivitet och prestanda.

Säkra utskrifter

Vår lösning för säkra utskrifter innebär färre utskrifter och färre okontrollerade avbrott, samtidigt som utskrifterna sker på ett säkert sätt.

Att använda Toshibas tjänst, Säkra utskrifter, innebär att dokumenten skrivs ut först när en användare identifierar sig med sitt passerkort vid maskinen. Fördelarna är att det genererar färre utskrifter och färre okontrollerade avbrott, samtidigt som utskrifterna sker på ett säkert sätt.

Utskriften kan göras från valfri enhet, det vill säga dator, mobil eller surfplatta. Ni får kontroll över hur många utskrifter som görs och hur mycket toners som används.

Krypteringslösningar

Med Toshibas produkter och mjukvaror kan vi se till att trafiken är krypterad hela vägen genom hela utskriftslösningen. Vi kan också begränsa trafiken med hjälp av IP-filtrering eller MAC-adresser för att inte obehöriga ska ha åtkomst till utskriftslösningen.

 

Säker destruktion av hårddiskar och lagringsmedia

Vi raderar/destruerar hårddiskar så att data blir oanvändbar.

Vi destruerar hårddiskar och annan lagringsmedia på ett icke återläsningsbart sätt, via vår partner Stena Technoworld, som erbjuder säker dataradering. Givetvis kan vi lämna kvar hårddisk/lagringsmedia hos kunden enligt dennes önskemål.

Stena raderar/destruerar data med IBAS Degauser. Det innebär att hårddiskar som raderas med den blir oanvändbara. All information som sparats på enheten raderas effektivt med fullständig garanti och det finns inte någon möjlighet att rekonstruera data efteråt. Systemet är det enda som är auktoriserat av försvarsmakten och US Department of Defence enligt standard DOD 5220-22M. Destruktionsmetoden raderar hela och defekta hårddiskar. Den raderar även andra typer av magnetiska media som till exempel backup-band, disketter och kontokort.

Därefter återvinns materialet på ett miljöriktigt sätt. Den vanligaste transportmetoden är att Stena Technoworld skickar en låsbar säkerhetsbur till kunden. Buren har utrymme för datorer, servers, rackmonterad utrustning mm. Efter överenskommelse kan andra transportlösningar erbjudas. Vid mycket hög säkerhet kan vaktbolag anlitas för transport av lagringsmedia. Raderingsprogrammet raderar hela och defekta hårddiskar. Den raderar även andra typer av magnetiska media som till exempel backup-band, disketter och kontokort. Därefter återvinns materialet på ett miljöriktigt sätt. Den vanligaste transportmetoden är att Stena Technoworld skickar en låsbar säkerhetsbur till kunden. Buren har utrymme för datorer, servers, rackmonterad utrustning mm. Efter överenskommelse kan andra transportlösningar erbjudas. Vid mycket hög säkerhet kan vaktbolag anlitas för transport av lagringsmedia.

 

Rapportering och hantering

Transport kan ordnas till/från aviserad adress. Kunden packar själv säkerhetsburen och låser buren med kodlås. Hårddiskar som sitter kvar i uttjänt elektronik behöver inte först plockas ur. Vid ankomst till Stenas anläggning omhändertas hårddiskar och magnetbanden oftast samma dag. I händelse av att utrustningen inte kan tas om hand samma dag låses den in. Materialet destrueras enligt följande ordning:

  • Avmagnestisering med IBAS Degauser
  • Serienummer/fabrikat/typ eller annan märkning som kunden vill att vi dokumenterar görs skriftligt på ett destruktionsintyg som lämnas till kund.
  • Fragmenteras. Materialet från den uttjänta elektroniken mals.
  • Materialåtervinning. Materialet separeras, sorteras och behandlas för att föras åter i kretsloppet som råvara. (t ex metaller blir ny metall)
  • Energiutvinning. Materialet från exempelvis backup band energiutvinns i förbränningsanläggningar godkända av myndigheter. (Energin blir fjärrvärme eller el.)
  • När återvinningen är avslutad skickar Stena Technoworld ett certifikat och faktura.

Fler nyheter

10 år med Papercut

  • Nyhet